Từ 01/6/2025, Các trường hợp phải gửi Mẫu 04 SS HĐĐT lên cơ quan thuế.
Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử thì:
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Hóa đơn điện tử đã lập sai nêu trên bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 nghị định 70/2025/NĐ-CP trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về mã số thuế thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
*Lưu ý:
– Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai trên, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Kết luận: Phải gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai đến Cơ quan Thuế trong hai trường hợp sau:
– Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) và có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai mà không phải lập lại hóa đơn.
– Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của CQT gửi đến đơn vị
** Các trường hợp khác không quy định bắt buộc phải gửi nhưng để an toàn thì mọi trường hợp đều lập mẫu số 04/SS gửi cơ quan thuế. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.