HOÁ ĐƠN SAI SÓT: Kê khai thế nào cho đúng từ 01/07/2025
Trong hành trình làm kế toán, chuyện sai sót hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Nhưng xử lý sai thế nào cho đúng, kê khai vào kỳ nào để không bị phạt mới là điều kế toán cần nắm rõ – nhất là khi Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sắp có hiệu lực từ 01/07/2025.
+ Trường hợp 1: Viết sai hóa đơn gốc
Đây là trường hợp viết sai nội dung trên hóa đơn như: sai mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền…
+ Cách xử lý mới:
- Không được hủy hóa đơn như trước.
- Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm theo biên bản thỏa thuận 2 bên.
- Không có biên bản = không hợp lệ.
+ Về kê khai thuế:
- Cần phân biệt để kê khai bổ sung kỳ gốc hay kê khai tại kỳ viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Căn cứ: Điểm d Khoản 5 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điểm đ Khoản 1 Điều 14 Luật GTGT số 48/2024.
+ Ví dụ:
Công ty xuất hóa đơn ngày 15/03/2025 ghi nhầm thuế suất. Ngày 01/08/2025 phát hiện và lập hóa đơn điều chỉnh.
→ Cả bên bán và bên mua đều phải kê khai bổ sung kỳ tháng 03/2025 – là kỳ phát sinh hóa đơn gốc.
+ Trường hợp 2: Hóa đơn không sai – nhưng có thay đổi nghiệp vụ sau đó
Các tình huống thường gặp:
- Khách hàng hủy hợp đồng (đã thu tiền, đã xuất hóa đơn)
- Trả lại hàng sau bán
- Phát sinh chiết khấu thương mại
- Điều chỉnh quyết toán công trình theo cơ quan có thẩm quyền…
+ Cách xử lý:
- Vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn cũ, nhưng không phải hủy hóa đơn gốc.
- Không cần quay về kỳ gốc để kê khai, mà kê khai ngay tại kỳ viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
+ Ví dụ:
Ngày 01/05/2025 xuất hóa đơn bán hàng. Đến tháng 09/2025 khách trả lại hàng.
→ Lập hóa đơn điều chỉnh ghi âm vào tháng 09/2025 và kê khai tại kỳ tháng 09/2025, không quay lại tháng 05/2025.
+ Trường hợp 3: Lập hóa đơn sai thời điểm
Đây là sai sót nguy hiểm và dễ bị phạt nhất – khi thời điểm lập hóa đơn không đúng với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ thuế.
+ Xử lý và kê khai:
– Đối với bên bán:
- Phải quay về đúng kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế để kê khai thuế GTGT và tính doanh thu thuế TNDN
- Có thể bị xử phạt hành vi lập hóa đơn sai thời điểm
– Đối với bên mua:
- Kê khai thuế GTGT theo kỳ nhận được hóa đơn
- Ghi nhận chi phí trong năm tương ứng với kỳ bên bán ghi nhận doanh thu.
+ Ví dụ cụ thể:
Bán hàng ngày 31/12/2025, nhưng hóa đơn lập ngày 02/01/2026.
→ Bên bán: kê khai thuế GTGT tại tháng 12/2025, ghi nhận doanh thu năm 2025
→ Bên mua: nhận hóa đơn tháng 1/2026 → kê khai thuế GTGT tháng 01/2026, nhưng ghi chi phí năm 2025 để phù hợp với doanh thu bên bán.